L'Administration communale recrute :

Objectif de la fonction : L’employé(e) d’administration a pour mission :

Au Secrétariat général : l’employé(e) est chargé(e) d’accueillir les visiteurs et de répondre à leurs demandes dans un souci constant de qualité et d’efficacité. Il/elle doit gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants). Il/elle réceptionne, trie, dépouille, rédige et transmet les courriers et les e-mails aux différents services communaux. Il/elle doit gérer son propre agenda mais également l’agenda de son responsable, il/elle organise et coordonne pour son supérieur hiérarchique la transmission et la rédaction des informations (exemple : procès-verbal) notamment ceux du Collège communal et du Conseil communal. Il/elle organise les réunions c’est-à-dire prend note des échanges et rédige les comptes rendus. Il/elle trie et organise le classement de documents et dossiers dans les archives communales.

Au Service Communication : l’employé(e) assure la communication autour des activités et projets menés par la Commune de Brugelette, via les différents canaux existants. Il/elle conçoit des supports de communication adaptés au programme d’activités. Il/elle assure également des tâches administratives relatives au fonctionnement courant de l’Administration communale. Il/elle veille à harmoniser les actions menées avec celles des autres services communaux.

Il/elle apporte un support au Directeur général dans la gestion optimale desdits services (secrétariat et communication).

Raisons d’être de l’emploi

De manière générale, l’agent doit exécuter des tâches à la demande du Directeur général, c’est-à-dire préparer les points à soumettre à l’ordre du jour du Collège ou du Conseil communal et assurer le suivi des décisions. Des prestations occasionnelles en rapport avec la gestion communale sont également envisageables (présence lors des festivités du 8 mai, du 21 juillet et du 11 novembre, fête des nouveaux habitants, etc.).

Description des tâches liées à la fonction

Au sein de l’Administration communale et sous la direction du Directeur général, le travailleur est appelé à effectuer principalement les tâches et activités suivantes (liste non exhaustive) :

Activités générales et spécifiques

Au Secrétariat général, l’employé(e) d’administration doit :

• Accueillir les citoyens et les orienter dans leurs démarches administratives.
• Ouvrir, trier, photocopier, scanner, encoder et classer le courrier selon la classification décimale universelle (CDU).
• Répondre aux courriers divers.
• Assurer la permanence téléphonique.
• Distribuer les sacs poubelles (1 x par semaine).
• Préparer les arrêtés de Police.
• Inscrire les points à l’ordre du jour du Collège communal et assurer le suivi des décisions (courriers de réponse).
• Élaborer les procès-verbaux du Collège et du Conseil communal (reformulation, mise en page, etc.).
• Préparer et envoyer les convocations pour le Conseil communal (conseillers, presse, citoyens).
• Faire visiter (et rédiger les états des lieux) des salles communales en cas d’absence de collègue.
• Préparer les assemblées générales des intercommunales (convocations / ordre du jour / délibérations).
• Garantir la cohérence du système administratif.
• Conseils communaux : gestion des convocations (rédaction et envois), préparation des dossiers, préparation de la salle, gestion des procès-verbaux (collation, extraits, copies, transmis), gestion et tenue à jour des registres, recherche et impression des extraits nécessaires.
• Collèges communaux : préparation des points, tenue à jour de l’agenda, gestion des procès-verbaux (collation, extraits, copies, transmis), suivis à court, moyen et long terme, gestion et tenue à jour des registres, recherche et impression des extraits nécessaires.

Au Service Communication, l’employé(e) d’administration doit :

• Concevoir et coordonner les actions de communication dirigées vers différents publics (en interne et en externe).
• Gérer la communication en externe :                    
  • élaboration du Bulletin communal et mise à jour du site internet communal.
  • rédaction de différents documents liés aux matières gérées par les différents services communaux.
  • gestion des supports en ligne, des nouvelles technologies et des réseaux sociaux.
  • réalisation d’affiches, de toutes-boîtes et de flyers.
  • rédaction des communiqués de presse, des articles ou des dossiers de presse.
  • organisation des grands évènements.

• Mettre en œuvre une communication en interne (valeurs, messages, visions)
  • • • élaboration d’une newsletter (1x par mois) présentant les projets en cours et l’avancement des projets locaux.
      • stimuler la participation des collaborateurs lors de l’élaboration du Bulletin communal et de la newsletter.
      • veiller à harmoniser les supports de communication (feuilles à entête, site internet, affiches, toute-boite).
      • préparation de la fête du personnel (St Eloi).
• Assurer la gestion administrative des éventuels projets qui relèvent de sa compétence (suivi, reporting…).
• Coordonner et mettre en œuvre les différents évènements organisés par la Commune.
• Concevoir un plan de communication (déf. des objectifs, des outils et moyens, mesure des résultats, etc.).
• Identifier les possibilités de partenariat et s’occuper des relations avec les partenaires.
• Préparer et animer des réunions.
• Préparer les toutes-boîtes (création – impression – livraison).
• Développer et maintenir un dialogue permanent au sein d’un réseau d’acteurs (mouvements de jeunesses, écoles, associations villageoises, organisateurs d’évènements…).
• Etc.

Compétences techniques au sein des deux services 

• Gérer des projets dans une perspective d’action collective et participative.
• Se mettre dans une dynamique d’innovation, de recherche et d’évolution.
• S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire - orthographe irréprochable et excellentes aptitudes rédactionnelles.
• Maîtrise des outils informatiques (suite office, Publisher, InDesign, Photoshop, Internet, courriels …) ainsi que des technologies de l’information et de la communication.
• Posséder un sens esthétique et graphique développé.
• Avoir une connaissance générale du fonctionnement d’une commune.

Profil recherché

·   Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou titulaire d’un baccalauréat - bac +2 ou bac +3 (secteur administratif uniquement).

·   Être capable d’utiliser les outils informatiques de base (Word, Excel et Outlook) et être prêt à se former dans tout logiciel utile à la fonction.

·   Être à la fois autonome et apprécier le travail en équipe (une bonne communication est nécessaire pour assurer un bon suivi des dossiers). 

·   Être polyvalent.

·   Avoir le sens de l’accueil (bonne présentation, politesse, etc.), de l’écoute et du service au public.

·   Avoir le sens des responsabilités, organiser son travail de manière rigoureuse et efficace étant donné que chaque demande est unique et nécessite de bien identifier la situation et le suivi à opérer.

·   Rigueur, autonomie, discrétion, objectivité, respect d’autrui, sens de la confidentialité, résistance au stress, prise d’initiative, bonne orthographe et bonne capacité de rédaction, esprit méthodique et analytique, sens de la communication correspondent à votre tempérament.

·   Avoir une expérience au sein d’un des deux services représente un atout sérieux.

Rémunération, conditions et avantages

·   Prestations de 38h/semaine à raison de 7h36 par jour (horaire flottant).

·   Échelle de traitement D6 (16.174,07 - 24.852,06 Index actuel : 1,6406)

·   L’ancienneté barémique sera fonction de la totalité des années prestées dans une Administration publique. Elle sera plafonnée à un maximum de 6 ans pour une ancienneté acquise dans le secteur privé.

·   Pécule de vacances et prime de fin d’année.

·   Entrée en service le plus rapidement possible sous contrat de travail à durée déterminée de 1 an avec possibilité de renouvellement en fonction des besoins du service.

Conditions d’admission

·   Être âgé de minimum 18 ans.

·   Être belge ou citoyen d’un état faisant partie de l’UE.

·   Être en possession d’un permis de conduire B à la date d’entrée en fonction.

·   Jouir des droits civils et politiques.

·   Être d’une conduite répondant aux exigences de la fonction et justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer.

·   Être porteur du diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou titulaire d'un baccalauréat - bac +2 ou bac +3 secteur administratif uniquement).

Programme d’examen

1° Épreuve écrite : (cette épreuve est éliminatoire) 

a) Dictée d’un texte sur un sujet d’ordre général, communal ou se rapportant à la fonction. Cette épreuve a pour objet de déceler la maîtrise de la syntaxe, de la grammaire et de l’orthographe (20 points).

b) Une épreuve professionnelle portant sur la connaissance générale des lois régissant les activités de l’Administration communale ainsi que sur les matières spécifiques liées à la fonction à exercer (50 points).

L’épreuve écrite comprendra des questions sur certaines parties du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ainsi que sur d’autres matières spécifiques à l’emploi.

2° Une épreuve orale :

Un entretien à bâtons rompus destiné principalement à apprécier la maturité d’esprit des candidats, leur présentation, leurs capacités en rapport avec la fonction, ainsi que la manière dont les idées personnelles sont exposées (30 points).

Les candidats doivent obtenir au moins 50 % des points pour chacune des épreuves et au minimum 60 % des points au total.

Dépôt de candidature

Les candidatures avec la référence « Employé(e) d’administration – Service Secrétariat/ Communication » seront adressées, par recommandé, au Collège communal de Brugelette (Grand Place, 2A – 7940 Brugelette), pour le 31 août 2017, le cachet de la poste faisant foi.

Elles seront impérativement accompagnées :

- d’un curriculum vitae à jour

- d’une lettre de motivation

- d’un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois de date (modèle A)

- d’une copie du permis de conduire

- d’une copie du (des) diplôme(s) de l'enseignement supérieur de type court ou du diplôme de baccalauréat bac +2 ou bac +3 en adéquation avec le secteur administratif uniquement - à faire certifier conforme par votre Administration communale.

Publication n°52 - Août 2017